Что такое матрица Эйзенхауэра и как её использовать для распределения дел

Что такое матрица Эйзенхауэра и как её использовать для распределения дел

Тайм-менеджмент — один из важнейших мягких навыков, о котором часто пишут и говорят, потому что в современном мире, где множество технологий, новостей и изменений находятся в нашем инфополе каждый день, наш мозг зачастую выдерживает колоссальные нагрузки, одновременно стараясь сосредоточиться на своих делах и обработать весь этот массив информации.

Мы уже писали об эффективных техниках тайм-менеджмента, которые дают конкретные инструменты для организации своего времени. Разнообразие техник позволяет подобрать именно тот метод тайм-менеджмента, который подходит конкретному человеку под его запросы и потребности. Плюс некоторые из них мы рассматривали подробно, например, Метод Помодоро, и сейчас собираемся сделать то же самое — но уже с другим популярным инструментом, который называется «Матрица Эйзенхауэра».

Что такое матрица Эйзенхауэра

Название данного метода восходит к его создателю. Был им 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, заседавший в президентском кресле с 1953 по 1961 год.

«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной», — вот такой подход к решению задач демонстрировал этот известный политик. Звучит как парадокс, однако на практике этот принцип оказывается весьма действенным. Разберём подробнее, в чём он заключается. 

Краеугольный камень матрицы Эйзенхауэра — расстановка приоритетов. Именно этот навык она развивает. При использовании этого метода удаётся определить важность и срочность поставленных перед вами задач, а также понять, стоит ли вам заняться ими самостоятельно или назначить исполнителей. А что-то можно и вовсе отменить ввиду низкой потенциальной полезности. Смысл матрицы не в том, чтобы рассказать вам, как успеть сделать все дела, а в том, чтобы научиться понимать, а все ли дела стоит делать, насколько объективно мы способны оценивать важность наших задач и расставлять приоритеты. 

Выглядит матрица Эйзенхауэра следующим образом. Попробуйте сделать её сами: нарисуйте две пересекающиеся оси ― вертикальную и горизонтальную. Вертикальная будет осью важности, а горизонтальная — осью срочности. Превратите получившийся крест в четыре квадрата. Таким образом, в каждом из них будет заключён определённый показатель. 

Обозначим каждый квадрат буквой для удобства, чтобы понимать приоритетность и маркировать задачи.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как её использовать для распределения дел

Теперь возьмите задачи из списка на день и распределите их по данным ячейкам. Так перед вами появится наглядная картина всех дел. В процессе вы проведёте полезный анализ своих задач, который лишний раз потренирует ваши мышление и концентрацию. 

Самообучение в сфере тайм-менеджмента вообще важно и очень помогает освоить нужные инструменты — на образовательной платформе Eduoria даже есть целый курс «Топ-практики тайм-менеджмента» для тех, кому важно развиваться в этом направлении.

Применение матрицы Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Итак, мы визуализировали наши задачи и теперь можем подробнее разобрать, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. 

Здесь мы наблюдаем практически все действующие механики тайм-менеджмента.

Расстановка приоритетов 

Важнейший из навыков высокоэффективных людей, который требуется для того, чтобы не находиться в состоянии постоянного стресса и не чувствовать, что гора задач всё растёт. Всю эту гору нужно уметь разобрать на отдельные камни, и все их рассортировать по важности. 

Так что задаём себе главный вопрос: насколько задача важна?

Планирование 

Вслед за пониманием приоритетов идёт умение определять и распределять время, которого требует выполнение каждой конкретной задачи. Как только мы поняли, где у нас важные и срочные дела, где несрочные и неважные, сразу можем запланировать, как, сколько и когда будем над ними работать.

Ещё один вопрос, который стоит себе задать: насколько быстро нужно сделать задачу? 

Делегирование 

Для многих именно этот пункт едва ли не самый сложный. Общество часто хочет от нас сверхпродукивности. Всячески поощряется трудолюбие, контроль и самостоятельность, которые, бесспорно, являются прекрасными качествами, но в умеренном количестве. Если мы боимся выпустить из рук хотя бы одну ниточку из огромного количества наших дел, то рискуем провести большую часть жизни в квадрате А, потому как физически невозможно успевать всё, и задачи с низким приоритетом будут неизбежно теснить важные, доводя их до аврального предела. 

Поэтому, если вы замечаете, что эта характеристика близка вам, с помощью матрицы Эйзенхауэра тренируйтесь переносить задачи именно в квадрат С, который легко допускает делегирование. Спустя некоторое время вы, возможно, обнаружите, как много лишнего брали на себя, и насколько легче стало жить и работать без этого груза — любая техника тайм-менеджмента направлена не на то, чтобы вы могли взвалить на себя больше и больше важных задач, а на то, чтобы вы умели максимально разгрузиться при повышении эффективности. 

Третий важный вопрос: задачу могу выполнить только я?

Впишите свои дела в нарисованную вами матрицу и приступите к анализу. Что в итоге означают эти ячейки и как с ними работать?

А — дедлайны

Срочные дела, которые необходимо выполнить как можно скорее, иначе может сильно пострадать результат. В идеале техники тайм-менеджмента направлены в первую очередь на то, чтобы избегать появления подобных ситуаций, но в жизни бывает всякое, тем более в творческих профессиях. Скажем, заказчик перед сдачей проекта вдруг велел поменять синее на зелёное, потому что синее появилось у конкурентов. За всё, что относится к категории «важно и срочно», мы берёмся безотлагательно или же немедленно кому-то поручаем, если это допустимо. 

B — распорядок

Крепкая основа вашей занятости и залог ментального здоровья. Работа, учёба, спорт, забота о здоровье, творчество — всё, что приносит вам пользу, радость, выгоду и результат. Тайм-менеджмент призван настроить вашу продуктивность так, чтобы B не превращалось в A и все важные задачи вы могли выполнить обстоятельно, качественно и в срок. Определитесь, какое количество действий нужно совершать по отношению к стоящим в ячейке пунктам, чтобы все они были завершены вовремя. 

С — делегирование

Срочные и неважные задачи. Как правило, их можно передать другим, словно горячую картошку, если важность не так высока, чтобы вы занимались этим сами. Например, если нужно забрать заказанный торт к празднику, пока у вас рабочий дедлайн, настаёт время искать помощников в виде друзей, родственников или курьеров. Хорошая тренировка для тех, кто стремится всё контролировать и постоянно пытается всё сделать сам, даже если при этом переутомляется. 

D — отмена

Задачи несрочные и неважные. Здесь легче всего. Для ячейки D наступает время только тогда, когда вы полностью свободны и не имеете никаких более важных дел, что в нашей жизни случается не так уж часто. Не то чтобы мы вовсе не должны играть в игры на смартфоне и скроллить ленту любимой соцсети — но определённо делать это лишь тогда, когда это не принесёт вреда другим нашим делам. 

Где можно составить матрицу Эйзенхауэра

Чем хорошая простая и лаконичная структура матрицы — для неё не требуется особых инструментов и сложного программного обеспечения. То есть, несомненно, вы можете всё это использовать, но существуют и самые простые варианты.

1. На аналоговом носителе
Блокнот, ватман, меловая доска — любой физический носитель информации.

2. В офисном редакторе
Офисные редакторы (Word, онлайн-доски) на ваш вкус тоже годятся — для коллектива можно сделать таблицу с открытым доступом. 

3. В программах для планирования
Например:

  • Trello ― сервис с виртуальной доской;
  • Yandex Tracker ― можно проводить аналитику задач и учитывать время;
  • Cerebro ― подходит для тех, кто работает с визуалом: инструмент интегрируется с графическими редакторами, включает использование видео и голосовых сообщений;
  • Todoist ― можно ранжировать задачи по приоритетности и настраивать фильтры; 
  • Evernote ― можно быстро находить нужные задачи, синхронизировать заметки на всех устройствах;
  • Singularity ― популярный многофункциональный планер с возможностью бесконечно ранжировать задачи и расставлять теги.

Критерии важности с точки зрения тайм-менеджмента

Люди, которые используют матрицу Эйзенхауэра как инструмент тайм-менеджмента, могут попасть в распространённую ловушку, путая объективную важность задачи со своим субъективным ощущением. Порой интуиция подводит, и в квадрат «важно и срочно» попадает чужак. Например, навязчивая мысль выбрать новый пуховик в онлайн-магазине, потому что в старом ходить уже невозможно. Здесь может сыграть эмоциональный фактор, усиленный стрессом, потребностью в прокрастинации и другими проблемами, с которым следует работать комплексно, подключая техники расслабления и даже психолога. Мы писали о подобных методах в нашем блоге.

Как всё-таки помогать себе правильно расставлять приоритеты? Всегда задавать себе главный вопрос: как выполнение этой задачи приблизит меня к главной цели? Из этого следует, что главная цель всегда должна быть поставлена в первую очередь — с неё и начинается построение любого плана в любом инструменте тайм-менеджмента. Без ориентировки на общую цель задачи будут разбредаться и терять опору из критериев важности. 

Использование матрицы в различных ситуациях на примерах

Закреплять теорию всегда лучше примерами, поэтому для тренировки рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра для конкретного руководителя небольшого офиса, увидим, как важность и срочность задач определяются благодаря соответствию главной цели. 

Что такое матрица Эйзенхауэра и как её использовать для распределения дел

Плюсы и минусы применения принципов матрицы Эйзенхауэра

Как и любая техника тайм-менеджмента, Матрица Эйзенхауэра имеет свои несомненные достоинства и подводные камни и не является идеальным инструментом для всех без исключения. Если вы заняты выбором подходящего вам метода, примените к своему опыту достоинства и недостатки матрицы.

Достоинства

Начнём с плюсов. 

Лёгкость в использовании

Этот инструмент тайм-менеджмента не имеет слишком запутанных и ветвистых деревьев, длинных списков или огромных таблиц. Достаточно начертить четыре квадрата и каждую задачу оценивать всего по двум критериям. Не приходится нагружать и так загруженный мозг дополнительными правилами и закономерностями.

Универсальность

Матрица Эйзенхауэра подходит и для составления бизнес-плана на год и больше, и для планирования разбора шкафа в выходной день. Цели и задачи любого масштаба легко раскладываются по простой форме двух пересекающихся осей. 

Популярность

Множество приложений и программ поддерживает этот метод тайм-менеджмента, позволяя расширять использование единой планировочной системы большими коллективами.

Недостатки

А теперь обратим внимание на возможные минусы. 

Интуитивность и субъективность

Матрица предполагает высокий навык самоорганизации изначально. Иногда человек бывает не готов сразу эффективно анализировать задачи из квадрата — в оценке он может руководствоваться чувствами или собственными представлениями о важности. В этом случае результат может не удовлетворить пользователя, и он подумает, что матрица не работает как нужно. Поэтому к использованию матрицы необходимо подключать анализ.

Обобщение и усреднение

В реальности жизнь и работу не всегда можно поместить в рамки четырёх квадратов. То есть не все задачи подчиняются критериям важности и срочности, а люди — не роботы, которые способны всегда жертвовать мелкими незначительными вещами ради высоких целей. Иногда бездумная игра в смартфоне помогает выдержать колоссальную стрессовую нагрузку, и её нахождение в «мусорном» квадрате объективно оправдано, но извлечение приносит пользу. Так что любая матрица может дать сбой, и это нормально. 

Подведём итоги

Матрица Эйзенхауэра — проверенный временем и эффективными людьми метод тайм-менеджмента, который легко применять в быту и на работе. 

Мы чувствуем себя усталыми часто как раз потому, что не умеем определять приоритетность задач и поручать их выполнение другим. Смысл матрицы в том, чтобы человек существенно облегчил и уравновесил своё расписание, используя такие важные инструменты, как расстановка приоритетов и делегирование. 

Однако следует помнить, что у всякой системы есть нюансы, плюсы и минусы, поэтому важно правильно использовать матрицу Эйзенхауэра, развивать свои навыки анализа и не бояться искать другие методы, которые подходят лично вам, либо комбинировать несколько техник, а может — кто знает — даже придумать свою собственную.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *