Что такое Scrum и как использовать этот метод управления проектами

Что такое Scrum и как использовать этот метод управления проектами

Для комфортного и эффективного процесса работы люди придумали разные способы экономии времени и построения рабочего графика. Кто-то предпочитает делать небольшие перерывы по 5–15 минут между задачами, а кому-то удобно следовать тактике «1 рабочий день — 1 сложная задача». Эти методологии сводятся к одному: эффективный тайм-менеджмент способствует качественному выполнению задач и соблюдению дедлайнов. В этой статье подробно расскажем о популярной методологии Scrum: что она из себя представляет и каковы основные принципы работы по Scrum.

Scrum — это революционный метод управления проектами, который помогает команде слаженно работать над решением рабочих задач. Мы уже рассказывали в блоге об основах тайм-менеджмента, а любая методология для организации рабочего времени касается этого раздела планирования времени. Ещё один удобный метод — построение диаграмм Ганта, которые тоже отвечают за эффективный рабочий процесс. Но если вам интересно рассмотреть разные методики управления проектами детально, можно изучить несколько курсов по этой теме, например, курсы на образовательной платформе Edutoria:

  • Управление продуктовой командой
  • Управление проектами

Scrum, о которой пойдёт речь в этой статье, полезная методология не только в сфере разработки или IT. Метод отлично подходит для производственных отраслей, дизайнерских команд, рекрутерских агентств, команд технической поддержки и многих других профессиональных сообществ. Рассказываем почему. 

Что такое Scrum

Каждый, кто отвечает за планирование рабочего времени, своего или командного, знает, как сложно организовать этот процесс. Он должен быть удобным для людей, эффективным независимо от того, в какой профессиональной сфере стоят задачи. Если нет слаженности, сроки будут постоянно сдвигаться, а задачи дублироваться или теряться в недрах рабочей переписки. Поэтому аккаунт-менеджеры или тимлиды распределяют время команд таким образом, чтобы:

  • понимать, какой процесс сколько времени занимает;
  • иметь возможность планировать однотипные задачи на будущее с учётом времени, которое было ранее затрачено на их выполнение;
  • следить за нагрузкой на каждого члена команды и на всю команду в целом;
  • видеть, каким должен быть конечный результат каждой задачи и насколько он отличается от итогового;
  • знать, каков процент успешных задач и на какие задачи нужно обратить пристальное внимание из-за их многоуровневой сложности.

Что такое Scrum и как использовать этот метод управления проектами

Scrum — это методология, разработанная Джеффом Сазерлендом и Кеном Швабером, чтобы помочь с решением всех задач, описанных выше. В этой методике нет поэтапного подхода, система гибкая и ориентированная на работу команд, предполагается, что владелец продукта или клиент могут принимать участие в формировании списка задач. Само определение Scrum авторы взяли из игры в регби, где оно означает определённый метод командной игры. В переводе с английского это значит «схватка», а для схватки, как известно, нужна слаженная работа всех участников процесса, единое понимание намерений и конечной цели. Успешная командная работа невозможна без желания каждого специалиста следовать определённому алгоритму работы и использовать разные методики тайм-менеджмента для решения поставленных задач.

Ценности и основные принципы работы по Scrum

Scrum — это один из способов управления проектами. Этот метод далеко не единственный, он не является универсальным. Нередко его используют в разработке или других сферах, потому что он позволяет визуализировать процесс постановки задач, работу над ними и конечный результат. 

Основные принципы Scrum

  • Вся работа должна делиться на подзадачи, которые можно выполнить в течение одного небольшого цикла. Такой цикл называется спринтом или итерацией. 
  • Длительность спринта — в рамках одной недели или одного месяца.
  • Каждая итерация работ должна приводить к тому, чтобы конечный результат спринта постоянно улучшался.
  • В конце итерации необходим ретроспективный обзор: с какими сложностями столкнулись исполнители, какое время следует закладывать на подобные процессы в будущем, верно ли были расставлены приоритеты у задач.
  • У каждого спринта должен быть свой бэклог — список задач, которые запланированы. Такие задачи ещё могут называться «пользовательской историей», потому что они имеют две особенности: их нужно расставлять по приоритету и они должны иметь статусы.
  • Под статусами в Scrum понимают объединение задач в категории: «запланировано», «в процессе» и «готово».

За всеми процессами внутри методологии следит Scrum-мастер. Роль Scrum-мастера состоит в их правильной организации.

Что такое Scrum и как использовать этот метод управления проектами

Чтобы отслеживать прогресс работы по методологии Scrum, используют диаграмму сгорания. Эта диаграмма показывает, сколько задач было сделано и сколько ещё осталось реализовать.

Что такое Scrum и как использовать этот метод управления проектами

Видов у диаграммы два:

  1. На графике можно отразить сгорание спринта, чтобы увидеть, каков объём всей оставшейся работы внутри итерации.
  2. Можно построить сгорание проекта — будет виден больший объём задач. Поскольку проект обычно включает несколько спринтов, с помощью этого варианта диаграммы сгорания можно отследить оставшиеся работы во всём проекте.

Scrum-мастер может визуально накладывать на график сгорания дополнительные линии — например, отразить то, как бы выглядела идеальная рабочая ситуация, когда все сроки соблюдаются и нет провалов в ходе работ. Иными словами, команда может сразу увидеть, как будет развиваться проект, если всё будет идти по плану, и как он развивается фактически.

Ценности Scrum

Методология имеет три ценности, которые выступают её краеугольными точками:

  • Можно наблюдать за ходом всего проекта. Ход проекта можно отслеживать ежедневно, наблюдая за тем, насколько фактическая ситуация отличается от идеальных условий. Такая самопроверка позволяет и исполнителям, и владельцу продукта понять, сколько усилий требуется для реализации задач.
  • Можно наблюдать за отдельным спринтом. Прогресс спринта отслеживают потому, что из нескольких итераций состоит весь проект. Если в какой-то из частей, например, в недельном срезе, команда сильно отстаёт от плана, Scrum-мастер может перераспределить время на задачи в последующих спринтах и пересмотреть приоритизацию в бэклоге. Такое наблюдение ещё называют отслеживанием на микроуровне.
  • Можно видеть прогресс каждого участника Scrum-команды и каждой итерации. Диаграмма сгорания проекта постоянно обновляется: когда конкретная подзадача в спринте решена и получает статус «готово», когда закрывается вся задача спринта. Этот подход позволяет увидеть, как каждый член команды управляет сроком своих работ, насколько удачно выстроен этот процесс.

Общая ценность методики Scrum в том, что каждый член команды может отследить свой прогресс и сделать переоценку задачи. Такой подход минимизирует временные затраты на организационную работу, наглядно визуализируя процесс через удобные графики. Есть исследования, согласно которым четверть россиян уже в 2021 году заявляли о выгорании на работе. Отсутствие понимания эффективности своей работы и отсутствие удобных инструментов для отслеживания производительности легко способны привести к выгоранию. Мы уже писали в блоге о work-life balance — концепции против выгорания, частью которой является внедрение в рабочий процесс принципов тайм-менеджмента. 

Состав Scrum-команды

Методология работает за счёт того, что каждый член команды знает свою роль. В составе Scrum-команды есть Scrum-мастер (Scrum master) — человек, который отвечает за все организационные процессы, и команда разработчиков (Scrum development team), которая ему подчиняется и закрывает задачи в бэклоге. Человек «над командой», но в прямой взаимосвязи с ней — владелец продукта, который отвечает за то, чтобы озвученные им требования к продукту были задокументированы и имели отношение к интересам конечного пользователя.

Как внедрить Scrum для управления проектами

Есть несколько важных этапов, которые должна пройти команда, чтобы начать работать по методике Scrum. Перечислим ниже основные элементы, без которых не получится обойтись.

Составление списка

Приступая к работе над задачей, выделите список всех требований к конечному результату, если таковым является какой-то продукт или процесс. Максимально полный список требований к конечной цели позволит понять, какие навыки должны быть у членов команды или конкретного исполнителя.

Определение состава участников

Методика Scrum может использоваться не только в команде, но и при индивидуальной работе, например, когда фрилансер сам продумывает каждый этап своей деятельности. Здесь важно, чтобы уже после первого этапа с формированием списка ключевых требований к конечной цели у вас было понимание, обладает ли фрилансер или команда нужными навыками.

Назначение ответственного

Для эффективного воплощения проекта в жизни нужен Scrum-мастер — человек, который готов следить за ходом всего процесса и заполнением спринта. Возможно, сам процесс потребует коротких совещаний или обсуждения способа исполнения, который тоже нужно правильно организовать: собрать всех ответственных и выяснить, какие препятствия есть на пути к конечной цели.

Расставление приоритетов

Каждый пункт из списка должен иметь приоритет. Команда или фрилансер должны понимать, какую задачу необходимо выполнить в первую очередь, а какую можно отложить.

После того, как все четыре элемента будут реализованы, команда, Scrum-мастер и клиент должны провести общее собрание, где они обсудят, верно ли рассчитано время и приоритетность задач, правильно ли выбраны специалисты, которые будут отвечать за выполнение конкретных заданий. Продолжительность спринта может быть разной: от недели до месяца, но каждая итерация спринта должна приносить членам команды понимание, насколько последующий спринт выполнен лучше предыдущего. Обычно для такого понимания внедряются баллы или другие метрики, чтобы можно было оценить скорость и качество работы, наращивая динамику производительности.

В конце концов, задача методики Scrum не в том, чтобы просто визуализировать прогресс, а в том, чтобы действительно улучшить производительность и эффективность труда. Что еще помогает в достижению этой цели Scrum-мастеру?

  • Ретроспективные собрания, на которых оцениваются промежуточные недельные или дневные итоги.
  • Прозрачная система мотивации, выстроенная в Scrum-команде: вклад участников пропорционален награде каждого.
  • Открытость заказчика, владельца продукта, благодаря которой он готов честно делиться своим мнением, стараясь вникнуть во все сложности, с которыми сталкиваются члены команды или фрилансер во время одного спринта.

Преимущества и недостатки методологии

Недостатком и преимуществом методики Scrum является один и тот же нюанс — команда. С одной стороны, когда мы говорим о плюсах работы по Scrum, мы видим, что слаженность и стремление к общей цели помогают достичь отличных результатов. Но если хотя бы один член команды не разделяет принципов работы по Scrum и не готов иметь в виду бэклог, приоритизацию задач, не хочет ретроспективно обсуждать процесс внутри одного спринта — вся методика работать не будет. Scrum-мастер постоянно будет сталкиваться со срывом сроков по задачам такого специалиста, и независимо от того, как будут сдвигаться последующие итерации задач, диаграмма сгорания будет показывать недоработки для всего проекта.

Ещё один недостаток — высокая требовательность методики Scrum к предварительной настройке и к условиям эксплуатации. 

Реальный пример для оценки сложности методологии

Давайте представим, что перед вами стоит задача по сбору Scrum-команды для создания интернет-магазина. Кажется, что отлаженный процесс всегда одинаков, вы точно должны начать с подбора специалистов и их технического стека, понимания того, какой сайт в итоге получит владелец продукта с точки зрения дизайна и внутренней архитектуры. Вы знаете, из каких задач состоит такая работа, потому что уже делали подобный проект ранее, но… Каждый раз такие проекты требуют вдумчивого подхода, дополнения новыми задачами, потому что ситуация на стороне заказчика может быть разной. Где-то к вам приходят с уже готовым пониманием сайта, а где-то даже не представляют, с чего начать. 

В таком случае, кроме программистов и тестировщиков, в состав Scrum-команды понадобится включить ещё и системного архитектора, который обсудит с заказчиком все его пожелания и начнёт формировать техническое задание. Более того, вы можете столкнуться с пониманием, что сам по себе интернет-магазин не имеет смысла с точки зрения эффективности, ведь его не достаточно просто создать, его нужно поддерживать и внедрять в инфраструктуру заказчика — могут постоянно требоваться новые члены команды: аккаунт-менеджеры, консультанты, копирайтеры. С какими ещё сложностями вы можете столкнуться?

  • Нужно будет выбрать человека, который обладает видением того, как выглядит конечный продукт. Но заказчик не всегда является профессионалом в этой области, он может не знать технических требований, не понимать, какие цели нужно ставить, чтобы достичь желаемого.
  • Участники Scrum-команды должны оценить каждый пункт на предмет сложности и затрат времени, которое потребуется для его выполнения. Однако не каждый исполнитель является хорошим менеджером — если на этом этапе какая-либо из оценок окажется ошибочной, это может повлиять на весь спринт.

Подведём итоги

Scrum — это особая методика, революционный метод управления проектами, разработанный для повышения эффективности работы команд. Основной идеей Scrum является организация работы в короткие итерации, называемые спринтами, где каждый спринт начинается с определения целей и планирования, а затем команда фокусируется на выполнении конкретных задач, определённых на начало спринта.

Преимущества Scrum для работы в том, что у команды и владельца продукта появляется инструмент для гибкого управления проектом, быстрой адаптации к изменениям в требованиях или приоритетах. Активное взаимодействие между членами команды тоже способствует лучшей коммуникации и совместной работе. Попробуйте внедрить эту методологию или углубить свои знания по методике Scrum с помощью специализированной литературы или онлайн-курсов. Обучение принципам повышения личной эффективности — один из шагов для роста производительности труда и удовольствия от работы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *