Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Ни одна компания не становится эффективной просто так: чтобы она приносила прибыль, нужно постоянно анализировать существующие бизнес-процессы, а при необходимости оптимизировать и реорганизовывать их. Но, чтобы заниматься оптимизацией, бизнес-процессы сначала моделируют. Говоря проще, фиксируют их и раскладывают на отдельные компоненты. Это позволяет увидеть возможные ошибки, спрогнозировать риски и обойти их. Расскажем подробнее, как это выглядит.

Что такое моделирование бизнес-процессов

Приведём пример: ваша любимая одежда до того, как попала на прилавок магазина, где вы её и купили, прошла долгий и непростой путь. Сначала был сформирован бренд — это отдельный процесс в маркетинге, подробнее о нём мы уже писали в блоге. Потом специалист сделал выкройку, продумал все нюансы модели, подобрал цвет, фурнитуру, визуализировал вещь на бумаге и в раскрое. И только после этого одежда ушла в пошив и была запущена в продажу.

То же самое происходит с бизнес-процессами предприятия: каждый продукт или услуга, которые выводятся на рынок, сначала должны быть тщательно продуманы и распланированы.

Кратко разберёмся, о чём идёт речь. Бизнес-процесс — постоянно повторяющиеся действия или операции внутри компании. Они помогают решать бизнес-задачи и наращивать прибыль. Бизнес-процесс невозможен без участия человека: если действие полностью автоматизировано, это уже называется технологическим процессом.

Бизнес-процесс можно считать инструкцией, в которой указано, кто, где и что должен делать, чтобы получить требуемый результат. Простой пример: поступает входящий звонок с заявкой от клиента, и оператор действует по скрипту — согласовывает условия доставки, оплату, иные детали.

Если бизнес-процессы — это операции внутри компании, то моделирование — описание этих операций и оформление требований к ним в виде текстового или графического документа. Моделирование может быть оформлено в виде таблиц, блок-схем, диаграмм.

Профессионалы часто используют нотации. Нотация — это система графических элементов и символов для описания бизнес-процессов, их ключевых понятий и взаимоотношений между ними. Символы и графические обозначения, которые при этом используются, называются алфавитом нотации. Один из наиболее распространённых вариантов ― нотация BPMN.

Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Если вам интересно бизнес-моделирование в целом и вы хотите получить передовые практические знания по современному стратегическому маркетингу, вам может быть интересен курс «Бизнес-моделирование. Анализ и прогнозирование рынка, компаний, конкурентов» на образовательной платформе Edutoria. 

Стадии моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Подходы к моделированию

В моделировании существует три основных подхода. Если начать подробно разбираться в каждом из них, то окажется, что для этого нужна отдельная статья. Поэтому кратко рассмотрим все подходы и составим наглядную блок-схему.

Функциональный

В этом варианте описывается итог, которого нужно достичь, и ресурсы, которые для этого будут задействованы. Последовательность действий здесь можно не учитывать. Самое главное — задать точки: что у нас изначально есть на старте и чего мы хотим достигнуть. Между этими точками нужно указать то, что окажет влияние, — например, какие-то важные условия или ресурсы, без которых сам процесс станет невозможен.

Функциональный подход позволяет понять, что нужно, чтобы процесс состоялся, и получить представление об общей картине.

Допустим, в некое агентство обратился заказчик, которому нужно создать сайт для сего компании. Основной блок мы так и назовём «Процесс создания сайта компании» — этот блок будет в центре схемы. У него есть три входа и один выход:

  • Вход №1 (слева) — ТЗ от клиента. Это основная информация, с опорой на которую будет получен результат.
  • Вход №2 (сверху) — здесь будут сведения об имеющихся условиях и ограничениях. Например, в условиях мы должны учитывать, чем занимается компания и какие продукты или услуги она предлагает клиентам. А ограничением будет законодательство — сайт не должен нарушать закон.
  • Вход №3 (снизу) — то, что отвечает за осуществление функции. У нас это сотрудники агентства, разрабатывающие сайт. 
  • Выход (справа) — итоговый результат, который должно получить агентство: заключение договора с клиентом, создание сайта и предложение о дальнейшем сотрудничестве.

Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Моделирование бизнес-процесса — это хорошо, но мало для успешного развития компании. Нужно уметь выстраивать коммуникации, увеличивать лояльность пользователей и повышать продажи. Всему этому можно научиться, например, на курсе «CRM-продажи и CRM-маркетинг» на образовательной платформе Edutoria.

Процессный

Этот вариант считается наиболее оптимальным для новичка. Его можно применять, когда у процесса уже обозначены границы — начало и конец события. Если функциональный подход можно назвать более общим, то процессный — более наглядным и практическим: благодаря ему сразу видно, как и что реализовывать.

Процессный подход описывает действия, которые нужно совершить, чтобы получить требуемый результат. Процесс можно максимально детализировать — насколько это нужно (или насколько хватит терпения). Стандартной нотацией для этого варианта как раз считается BPMN, но это, скорее, у профессионалов. Необязательно пользоваться ею — важно, чтобы блок-схема была наглядна и понятна для исполнителей.

Для примера рассмотрим простую схему работы в интернет-магазине матрасов. Главным действующим лицом будет менеджер по продажам, который принимает звонки: схема бизнес-процесса отображает его основные действия.

Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Ментальный

Такой подход ещё называется ментальной картой. Чаще всего его делают для себя, когда хотят структурировать представление о процессе, но не собираются раскладывать его на отдельные элементы. Ментальная карта помогает разложить по полочкам всю имеющуюся информацию.

При данном подходе моделирование бизнес-процессов выглядит не как набор функций, а как множество понятий, связанных друг с другом. Никаких строгих правил не существует — карта оформляется так, как будет удобно её понимать. Идеи, которые возникли при визуализации процесса ментальным методом, потом можно проработать более детально — тем же функциональным или процессным подходом.

Ещё одна особенность ментальных карт — как правило, они весьма обширные. Мы приведём несложный пример.

Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Цели моделирования бизнес-процессов

Моделирование нужно для того, чтобы понимать, из каких элементов состоит каждый процесс. Если этого нет, то в будущем непонятно, как к этому процессу вообще подступиться и что с ним делать, — например, когда захочется его реорганизовать.

С тем, что описано и схематично изображено, проще работать: менять составные элементы так, чтобы уменьшать или увеличивать длительность цикла, минимизировать себестоимость и т. д.

К целям моделирования относятся:

  • нормирование процессов и создание единых правил для всей команды;
  • возможность управлять бизнес-процессами, настраивать их и делать их более гибкими — для адаптации к окружающим изменениям;
  • прозрачность и контроль — если каждый знает, как выполнять тот или иной процесс, динамику легче отслеживать;
  • повышение эффективности — с помощью моделирования можно увидеть способ оптимизировать процесс, что улучшит конкурентоспособность и повысит прибыль;
  • распределение ответственности — можно рациональнее разделить полномочия между всеми участниками процесса.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Чтобы получить адекватный результат, которым можно пользоваться, при моделировании процессов необходимо придерживаться определённых принципов. Их много, но основными считаются следующие пять.

Осуществимость

Нужно заранее определить цели и желаемые показатели. Модель должна помогать достигнуть этих показателей и изначально быть пригодной для реализации.

Информационная достаточность

Все бизнес-процессы должны моделироваться на основе реальных и достоверных сведений. Чем точнее и подробнее будут исходные данные, тем эффективнее будет результат. И наоборот: без точных данных моделирование невозможно.

Множественность

Чтобы достичь желаемого результата, нужно описать бизнес-процесс с разных сторон (или в разных плоскостях). Тогда получится итоговая модель, которая будет отображать все качества объекта, влияющие на критичные показатели. Поэтому необходимо создать несколько моделей, каждая из которых отображает свою сторону — так сложится полная картина, которая поможет минимизировать ошибки и достичь результата.

Агрегирование

Агрегирование ― это объединение нескольких компонентов в одно целое. Этот же принцип используется и при моделировании бизнес-процессов: сложную систему нужно строить из простых элементов (подсистем). Если грамотно подобрать блоки нижнего уровня, то можно просто их менять с учётом требований и не переделывать всю модель заново.

Принцип отделения

В области, подвергающейся анализу, часто есть простые компоненты, чья структура и так ясна, поэтому их можно пропустить. Но их всё же нужно включить в модель, просто в виде пустого блока, у которого прописаны лишь важные исходящие и входящие потоки.

Методы моделирования

Существует много методов моделирования бизнес-процессов, но мы перечислим самые распространённые:

  1. IDEF. Целое семейство методов, куда входят стандарты от IDEF0 до IDEF14. Каждый стандарт использует разные подходы и призван решать различные задачи ― от функционального моделирования с простым набором символом до помощи при проектировании вычислительных сетей. В основе IDEF лежат графические схемы, которые составляются по определённым правилам. Благодаря этим схемам можно быстро вникнуть в суть задачи и проанализировать её.
  2. BPMN. Один из наиболее популярных вариантов. Удобный пошаговый метод, позволяющий полностью спроектировать процесс и отобразить его в виде схемы. Этот метод хорошо подходит, если нужно увидеть логику процесса и в какой последовательности его выполнять.
  3. Сети Петри. Модель изображается в виде графика. На нём отмечены действия, благодаря которым возможен переход от одной стадии к другой. Этот метод позволяет отследить процессы в динамике и понять, что приводит к тем или иным изменениям.

Инструменты моделирования бизнес-процессов

Оптимально моделировать бизнес-процессы графически — так вся картина будет у вас перед глазами. Некоторые расписывают это текстово, в виде подробной инструкции, буквально каждое действие. Однако это не самый эффективный вариант, поскольку пользоваться таким вариантом неудобно.

Для новичков подойдут самые простые графические редакторы, в том числе бесплатные — главное, чтобы можно было нарисовать интуитивно понятную модель процесса. Также неплохо подходят сервисы для создания ментальных карт, особенно при ментальном подходе, о котором говорилось выше.

Профессионалы же используют специальные программы, но их имеет смысл осваивать только в том случае, если вы собираетесь заниматься моделированием бизнес-процессов всерьёз и будете делать это постоянно.

Моделирование бизнес-процессов: что это и зачем нужно

Моделирование бизнес-процессов на практике

Сделать это можно в любом графическом редакторе, отталкиваясь от примеров схем, указанных выше. Помните следующее:

  1. Задайте в процессе первое и последнее событие — то, с чего всё начинается, и результат.
  2. В пределах заданных границ отрисуйте основные этапы.
  3. К основным этапам добавьте конкретики — событий и/или действия исполнителя.

Чтобы учесть все детали, можно предварительно в отдельном файле зафиксировать все сведения о процессе, которые понадобятся, — кто исполнитель, какие основные действия нужно выполнить, ограничены ли сроки, какого результата нужно достичь, что требуется для реализации процесса и т. п.

Подведём итоги

Моделирование бизнес-процессов помогает оптимизировать деятельность компании, успешно развиваться и увеличивать прибыль. Но к этому процессу нельзя подходить поверхностно, а все создаваемые схемы должны быть понятны участникам процесса.

Заниматься моделированием самостоятельно можно тогда, когда бизнес небольшой и несложный. В противном случае есть смысл обратиться к профессионалу.

Если вы не знаете, с какого подхода начать, то начните с процессного. Он даст наиболее глубокую детализацию и поможет выработать чёткий алгоритм действий. 

На самом деле ничего сверхсложного в моделировании нет: немного времени — и вы разберётесь в вопросе. Пробуйте, верьте в свои силы, и всё получится. 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *